SPED
PARTE IV
V - Retificação
A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela
Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em
que foi constatada a sua ocorrência.
O livro já autenticado não pode ser substituído por outro, de mesmo
número ou não, contendo a escrituração retificada.
O contribuinte, portanto, deve ficar muito atento quando da entrega da
ECD, tendo em vista que após a autenticação pela Junta Comercial, fica impedida
a sua retificação.
A Receita Federal inclusive se pronunciou a respeito, por meio do
"Perguntas mais frequentes", prevendo essa vedação à retificação, e
tratando das hipóteses em que o livro poderá ser substituído, desde que ainda
não tenha sido autenticado, conforme é transcrito a seguir:
APÓS A AUTENTICAÇÃO, O LIVRO NÃO PODE SER SUBSTITUÍDO.
Se o livro já foi enviado para o Sped e houver necessidade de
substituição, verifique o andamento dos trabalhos de autenticação. Utilize, no
programa validador e assinador (PVA), o menu "Consulta Situação",
O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.
Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Pelo Ofício Circular nº 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.
Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo: um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido):
"Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial,deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
" Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
"Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema."
Atenção: o sistema identifica a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Assim, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, utilize o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.
Roteiro prático:
Corrija as informações no arquivo (livro digital);
- se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro.
Valide o livro;
Assine;
Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário)
- o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F.
Assine o requerimento; e,
Transmita.
O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.
Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Pelo Ofício Circular nº 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.
Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo: um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido):
"Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial,deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
" Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
"Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema."
Atenção: o sistema identifica a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Assim, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, utilize o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.
Roteiro prático:
Corrija as informações no arquivo (livro digital);
- se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro.
Valide o livro;
Assine;
Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário)
- o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F.
Assine o requerimento; e,
Transmita.
Fundamentação: art. 5º da IN DNRC nº 107/2008.
A JUCESP (Junta Comercial do Estado de São Paulo) editou a Portaria nº 19, de 19.05.2010, que disciplina
procedimentos para solicitação de colocação em exigência de livro contábil enviado
pelo Sistema Público de Escrituração Digital - SPED.
Conforme a Portaria nº 19, o pedido de colocação em exigência de
livros contábeis digitais enviados pelo Sistema Público JUNCENSE de Escrituração Digital
- Sped Contábil, para autenticação pela JUCESP - Junta Comercial do Estado de
São Paulo deverá ser feito através de e-mail, exclusivamente, para o endereço
eletrônico: exigencialivros@fazenda.sp.gov.br, com assinatura da certificação
digital emitida pela hierarquia da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil
- ICP Brasil.
Para assinar o e-mail com certificação digital, o emitente, deverá ser
um dos signatários que assinaram o requerimento de autenticação do referido
livro, ou pelo contabilista que assinou a escrituração contábil digital.
No campo "ASSUNTO", do e-mail, deverá ser colocado a
expressão: "PEDIDO DE EXIGÊNCIA DOS LIVROS DIGITAIS".
No corpo do e-mail, deverá constar: a Denominação Social da Empresa,
NIRE, nº do protocolo de entrega do arquivo enviado pelo Sistema Público de
Escrituração Digital - SPED Contábil, identificação do livro, seu número
sequencial, período a que se refere à escrituração e os motivos para tal
solicitação.
Ressalte-se que os procedimentos enunciados devem ser seguidos pelos
contribuintes situados no Estado de São Paulo. Para os demais Estados
federativos devem ser observadas as normas específicas editadas por cada um.
Fundamentação: Portaria Jucesp nº 19/2010.
Fonte: http://www.fiscosoft.com.br/
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